PROSES MANAJEMEN

Baiklah ketemu lagi dengan saya BADRY™ di blog Raja_Dihati, cie elah bahasa gua... Oke langsung saja bahan kuliah kita kali ini adalah "PROSES MANAJEMEN" Setelah kemaren saya juga telah share tentang "Pengertian Dasar dan Perkembangan Manajemen" serta "Sistem Informasi Manajemen", Yuops bray kita berangkat ke TKP.

Setiap organisasi dapat dipastikan memiliki satu atau beberapa tujuan yang memberikan arah dan menyatukan pandangan unsur yang terdapat di dalam organisasi  tersebut. Sudah barang tentu tujuan yang akan dicapai di masa yang akan datang tersebut adalah suatu keadaan yang lebih baik dari pada keadaan sebelumnya. Dalam rangka pencapaian tujuan-tujuan inilah diperlukan serangkaian kegiatan seperti yang telah dikemukakan di atas lebih dikenal sebagai proses manajemen.

Secara umum proses manajemen dapat dikelompokkan menjadi:

1. Goal setting (penetapan tujuan)
2. Planning (perancanaan)
3. Staffing
4. Directing (pengarahan)
5. Supervising
6. Controlling (pengendalaian)

Rangkaian proses manajemen ini merupakan proses yang bersifat dinamis. Dengan kata lain, proses tersebut tidal dapat dilihat sebagai suatu tahapan-tahapan yang berdiri sendiri melainkan sebagai proses yang berkait yang memungkinkan adanya pengulangan kembali suatu tahapan proses yang telah dilakukan sebelumnya, terutama dalan kaitannya dengan hubungan antara perencanaan dan pengendalian;

Untuk melaksanakan proses-proses manajemen di atas, manajer memerlukan prasarana dan sarana, diantaranya memerlukan kekuasaan, tujuan, orientasi, manusia, serta sumber daya lainnya. Kekuasaan dibutuhkan oleh seorang manajer untuk mempengaruhi orang lain. Terdapat beberapa jenis kekuasaan yang mungkin diperlukan, di antaranya adalah:

1. Legitimate power  : kekuasaan formal yang terjadi karena suatu posisi atau jabatan tertentu.
2. Coercive power  : kekuasaan untuk memaksa atau menghukum.
3. Reward power  : kekuasaan untuk memberikan penghargaan.
4. Reference power  : kekuasaan/kekuatan yang bisa menyebabkan orang lain mengikuti atau melakukan peniruan.
5. Expert power  : kekuasaan yang ditimbulkan oleh keunggulan pengetahuan, pengalaman, kemampuan, dan keterampilan.

 

Penetapan tujuan

Penetapan tujuan merupakan tahapan paling awal dari suatu proses manajemen. Tujuan merupakan misi sasaran yang ingin dicapai oleh suatu organisasi di masa yang akan datang manejer bertugas mengarahkan jalannya organisasi untuk mencapai tujuan tersebut. Efektivitas pencapaian tujuan tersebut, selain ditentukan oleh sifat-sifat dari tujuan itu sendiri. Tujuan yang baik harus memenuhi sifat-sifat sebagai berikut:

1. Spesifik  : jelas apa yang ingin dicapai atau diperoleh.
2. Realistis  : bisa dicapai dan bukan sekedar angan-angan.
3. Terukur  : memiliki ukuran-ukuran tertentu untuk menentukan keberhasilannya.
4. Terbatas waktu  : mempunyai batas waktu sebagai target kapan tujuan tersebut harus bisa dicapai.

Dalam penetapan tujuan ini terdapat dua pendekatan yang dapat dilakukan yaitu apa yang disebut dengan pendekatan top down atau pendekatan dari atas dan pendekatan bottom up atau pendekatan dari bawah.

Dengan menggunakan pendekatan dari atas (top down), tujuan dibuat terlebih dahulu oleh manejemen lapis atas. Tujuan yang telah dirumuskan di sini kemudian dikaji dan dijabarkan lagi oleh lapisan manajemen di bawahnya untuk kemudian dirumuskan lagi. Begitu seterusnya sampai ke lapisan manajemen paling bawah sehingga memungkinkan didapatkannya konsistensi tujuan akhir.

Berbeda dengan pendekatan dari atas, maka pendekatan dari bawah merupakan kebalikan dari pendekatan tersebut. Penetapan tujuan dimulai dari individu-individu pada lapisan manajemen bawah. Kemudian dilakukan pengkajian terhadap tujuan-tujuan tersebut pada lapisan manajemen di atasnya untuk dirumuskan dalam suatu tujuan tertentu. Begitu seterusnya sampai akhirnya mencapai lapisan manajemen puncak (top management), tujuan tersebut akhirnya terumuskan sebagai kesepakatan bersama.

Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam tujuan ini berkenaan dengan tingkatan dalam organisasi adalah bahwa tujuan memiliki hirarki atau tingkatan tertentu pula. Pada tingkatan organisasi paling atas, dengan kata lain tingkat manajemen puncak, tujuan bersifat sangat global. Makin ke bawah tingkatannya tujuan tersebut makin terjabarkan sehingga bersifat sangat spesifik dan operasional. Misalkan sebuah perusahaan bertujuan meningkatkan jumlah keuntungan pada tahun produksi mendatang. Bagi sasaran penjualan (misalkan dalam rupiah) tahun mendatang yang harus dicapai. Pada tingkatan di bawahnya lagi tujuan tersebut dijabarkan lagi dalam penentuan strategi promosi yang harus dilakukan.

Perencanaan

Perencanaan merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi-asumsi mengenai keadaan di masa yang akan datang untuk merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Terdapat berbagai bentuk rencana yang pada dasarnya dapat dibedakan menjadi:

1. Kebijaksanaan (policy) adalah rencana yang menerangkan keseluruhan batasan kegiatan secara umum dan komprehensif yang menjadi pegangan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan.
2. Prosedur adalah rencana yang mendefenisikan tata cara pengerjaan suatu kegiatan secara kronologis.
3. Metode adalah rencana yang menerangkan tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu kegiatan.
4. Standart yaitu suatu gambaran pencapaian yang diharapkan dari kegiatan-kegiatan yang direncanakan.
5. Anggaran yaitu rencana mengenai penerimaan dan pengeluaran uang dalam suatu kegiatan.
6. Program adalah rencana komprehensif yang menyangkut pemakaian sumber daya secara integratif termasuk jadwal pelaksanaan kegiatan-kegiatan.

Di samping itu perencanaan juga dapat dilihat dari sudut jangkauan waktu atau kurun (horison) perencanaannya. Ada rencana yang jangkauan waktunya panjang atau lebih dikenal lagi dengan sebutan rencana jangka panjang (strategi), misalkan rencana untuk 5 tahun mendatang.  Di lain pihak ada rencana yang jangkauan waktunya lebih pendek, misalkan rencana untuk satu tahun bahkan satu bulan mendatang, yang disebut sebagai rencana operasional (taktis).

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun perencanaan secara umum adalah sebagai berikut:

1. Mendefenisikan persoalan yang direncanakan dengan jelas dan baik sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
2. Mengumpulkan informasi-informasi yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan yang mungkin akan terjadi dalam ranngka pencapaian tujuan tersebut.
3. Melakukan analisis terhadap informasi yang dapat dikumpulkan dan mengklarisifikasikannya atas kepentingannya.
4. Menetapkan batasan-batasan perencanaan.
5. Menetapkan alternatif-alternatif rencana.
6. Memilih rencana yang akan dipakai dari alternatif-alternatif yang ada.
7. Menyiapkan langkah-langkah pelaksanaan-pelaksanaan yang lebih rinci serta penjadwalan pelaksanannya.
8. Melakukan pemeriksaan ulang (review) terhadap rencana yang diusulkan sebelum rencana dilaksanakan.

Sataffing

Staffing adalah proses manajemen yang berkenaan dengan pengerahan (recruitment), penempatan, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja dalam organisasi.Pada dasarnya prinsip dari tahapan proses manajemen ini adalah penempatan orang yang sesuai dan pada saat yang tepat (right people, right position, right time).

Sebelum mencari orang untuk ditempatkan dalam satu posisi tertentu maka terlebih dahulu ditetapkan struktur organisasi yang akan dipakai. Masing-masing posisi pada organisasi tersebut kemudian harus dijelaskan lingkup tugas, tanggung jawab, dan keahlian serta keterampilan yang diisyaratkan yang dikenal sebagai uraian jabatan (job description) dan persyaratan jabatan (job recruitment). Berdasarkan kedua hal inilah barfu dilakukan proses staffing tersebut.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahapan staffing ini pada dasarnya adalah sebagai berikut:

1. Perencanan sumber daya manusia yaitu tahapan penentuan akan kebutuhan tenaga kerja dalam suatu organisasi dengan mempertimbangkan rencana organisasi seperti pengembangan yang akan dilakukan di samping juga mempertimbangkan faktor luar seperti kondisi pasar tenaga kerja.
2. Pengerahan tenaga kerja (recruitment) yang dapat berasal dari pasar tenaga kerja maupun berasal dari promosi dalam organisasi itu sendiri.
3. Seleksi yaitu proses pemilihan tenaga kerja yang sesuai dengan posisi yang akan diisi dari sekumpulan orang yang didapat dari proses recruitment.
4. Pelatihan (training), setelah didapatkan orang yang sesuai untuk satu posisi tertentu, maka langkah berikutnya adalah melakukan pelatihan bagi orang tersebut sehingga memenuhi kualifikasi persyaratan jabatan.
5. Penilaian kinerja (performance appraisal) setiap tenaga kerja yang ada untuk kemungkinan promosi, mujtasi, atau bahkan mungkin pemberian hukuman, setelah jangka waktu tertentu (secara berkala).

Directing

Directing adalah usaha untuk memobilisasi sumber-sumber daya yang dimiliki oleh organisasi agar dapat bergerak dalam satu kesatuan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Dalam tahapan proses ini terkandung usaha-usaha bagaimana memotivasi orang agar dapat bekerja  dengan baik, bagaimana proses kepemimpinan yang memungkinkan pencapaian tujuan serta dapat memberikan suasana hubungan kerja yang baik, dan bagaimana mengkoordinasi orang-orang dan kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi.

Pada dasarnya dalam bekerja orang memiliki motivasi yang berbeda-beda.Apabila motivasi ini dapat dikenali dan kemudian dirangsang dengan tepat maka bisa diharapkan orang tersebut akan memiliki kinerja yang baik. Proses kepemimpinan yang baik  harus memperhatikan aspek motovasi dan kepemimpinan.

Aspek lain yang sangat penting dalam directing adalah koordinasi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan koordinasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Rentang kendali (span of control) yaitu banyaknya orang yang masih dapat dikendalikan oleh seseorang secara efektif. Pada dasarnya makin banyak bawahan yang harus dikendalikan maka koordinasi juga semakin sulit. Namun harus pula diingat bahwa jenis pekerjaan dan tingkat manajemen juga mempengaruhi kemampuan tersebut.
2. Hirarki organisasi sesedikit mungkin sehingga perintah atau informasi jangan sampai terlambat atau menyimpang.
3. Adanya kesatuan komando.

Supervising

Supervising didefenisikan sebagai interaksi langsung antara individu-individu dalam suatu organisasi untuk mencapai kinerja kerja serta tujuan organisasi tersebut.

Berkenaan dengan tahapan prosesi ini perlu dikenal adanya suatu kondisi tertentu dalam organisasi yaitu fenomena kelompok formal dan informal dalam suatu organisasi. Kelompok formal adalah kelompok yang dapat dilihat dari struktur organisasi resmi yang dibentuk oleh manajemen untuk melaksanakan suatu tugas atau kegiatan tertentu. Namun demikian dapat timbul suatu kelompok informal yang berbeda dengan kelompok formal. Kelompok ini bisa membentuk strktur yang kuat dengan pemimpin sendiri serta mungkin aturan-aturannya sendiri pula.

Kelompok informal ini bisa mendukung organisasi tetapi juga bisa menghambat organisasi. Tahapan supervising ini harus bisa mengatasi kemungkinan hambatan dari kelompok informal ini. Bagaimana menjaga hubungan antar individu dan juga antar kelompok formal-informal harus dilakukan dengan baik.

Pengendalian

Pengendalian adalah proses penetapan apa yang telah tercapai, yaitu proses evaluasi kinerja, dan jika diperlukan dilakukan perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Kegiatan ini sangat erat kaitannya dengan kegiatan perencanaan sebab pada kegiatan pengendalian inilah dilihat apakah yang direncanakan tersebut dapat dicapai atau tidak.

Proses pengendalian tersebut dapat diterangkan sebagai berikut:

1. Sebagai langkah pertama dilakukan pengukuran terhadap kinerja yang telah ditampilkan dalam selang waktu pengendalian tertentu.
2. Kemudian hasil yang dicapai tersebut dibandingkan dengan standard-standard yang telah ditetapkan dalam rencana untuk menentukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Apabila penyimpangan-penyimpangan yang terjadi masih berada dalam batasan-batasan yang diizinkan dalam rencana maka proses manajemen terus dilakukan, jika tidak maka harus dilakukan perbaikan-perbaikan terhadap rencana yang telah dibuat sehingga proses manajemen berulang kembali.

DAFTAR PUSTAKA

George R. Terry & S. G. Franklin. 1982. Principle of Management.

Homewood. Richard Irwin, Inc.

James A. F. Stoner & C. Wankel. 1986. Management. Englewood Cliffs:

Prentice Hall International

Sukarno. 1985. Dasar-dasar Manajemen. Bandung: Miswar