Prinsip-prinsip Organisasi Kerja

Pada umunya manusia mempunyai banyak tujuan yang hendak dicapai sepanjang hidupnya. Seringkali untuki mencapai tujuan yang besar, seseorang memerlukan orang lain untuk diajak bekerja sama dalam mencapai tujuan tersebut. Dalam kerja sama tersebut, aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh orang-orang yang terlibat, mengikuti suatu pola kerja tertentu, seperti adanya jalur-jalur wewenang, perintah, tanggung jawab secara vertikal maupun horisontal dalam hirarki jabatan-jabatan yang muncul. ″Tempat atau wadah″ kerja sama untuk mencapai tujuan dengan pola tertentu itu disebut sebagai organisasi.

Dalam perwujudannya, organisasi memiliki sejumlah kekayaan bersifat fisik maupun nonfisik, meliputi pula aspek-aspek sosial, budaya, teknologi dan sejumlah interaksi yang tidak tampak oleh panca indera. Contoh suatu organisasi adalah: keluarga, kampung, perusahaan, sekolah, pemerintah, dan sebagainya, baik dalam benyuk formal maupun informal.

Konsep Organisasi

Dari berbagai macam kriteria pandangan tentang organisasi, dapat dikemukakan beberapapendapat para ahli. Menurut pendapat Rosenzweig organisasi dapat dipandang sebagai:

1. Sistem sosial, yaitu orang-orang dalam kelompok.
2. Integritas atau kesatuan dari aktivitas-aktivitas orang-orang yang bekerja sama.
3. Orang-orang yang berorientasi atau berpedoman pada tujuan bersama.

Suatu defenisi yang menekankan segi tenaga kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu telah diuraikan oleh Matthias Aroef, sebagai berikut;

″Suatu organisasi terjadi apabila sekelompok orang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuannya″.

Pfiffner dan Sherwood menekankan pada interalasi formal diantara orang-orang dalam mencapai tujuan bersama, sebagai berikut:

″Organisasi adalah suatu pola dari cara-cara dalam mana sejumlah orang  yang saling berhubungan, bertemu muak, secara intim dan terikat vdalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu denngan yang lainnya secara sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula secara sistematis″.

Dengan memasukkan unsur psikologi ke dalam kompleksitas organisasi, maka batasan organisasi dititikberatkan pada pemikiran pentingnya organisasi dalam konteks sosial seperti yang telah diuraikan oleh Bakke, yaitu sebagai berikut:

″Organisasi sosial adalah sistem yang kontiniu dari penggunaan, pemindahan aktivitas-aktivitas manusia yanng dibebankan dan dikoordinasikan, sehingga, membentuk suatu kumpulan tertentu yang terdiri dari manusia, material, kapital, gagasan dan sumber daya alam ke dalam suatu keseluruhan pemecahan persoalan. Fungsi organisasi tersebut adalah memuaskan kebutuhan manusia dalam proses saling pengaruhi-mempengaruhi dengan sistem-sistem lain dari aktivitas-aktivitas manusia dan sumber-sumber dalam lingkungnannya″.

Pendapat Allen tentang organisasi adalah sebagai berikut :

″Organisasi adalah suatu proses identifikasi dan pembentukkan dan pengelompokkan kerja, mendefenisikan dan mendelegasikan wewenang maujpun tanggung jawab dan menetapkan hubungnan-hubungan dengan maksud untuk memunngkinkan orang-orang bekerja sama secara efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan″.

Dari uraian tentang batasan organisasi seperti di atas dapat dilihat, bahwa organisasi dapat dipandang dari berbagai segi dan dapat dirumuskan sesuai dengan titik pandangnya.

Prinsip-prinsip organisasi

Telah dikemukakan sebelumnya bahwa suatu organisasi mempunyai tujuan tertentu dan organisasi merupakan wadah untuk mencapai tujuan tersebut. Suatu organisasi yang dianggap baik mempunyai ciri-ciri tertentu, adapun ciri-ciri tersebut antara lain adalah :

1.  Adanya tujuan yang jelas: Tanpa adanya tujuan yang jelas seakan-akan organisasi itu mengambang serta akan tenggelam ditelan keadaan yang selalu berusaha untuk menghancurkan organisasi itu. Dapat diumpamakan sebagai sebuah kendaraan yang sedang berjalan tanpa tujuan, pada akhirnya bahan bakar akan habis dan kendaraanpun akan mogok di tengah jalan.

2.  Tujuan organisasi harus dapat dipahami setiap orang yang ada di dalam organisasi itu. Dengan mengetahui tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi, diharapkan para anggota organisasi dapat:

• Mengetahui apa yang diharapkan oleh organisasi dari masing-masing anggota.
• Memahami apa yang dapat mereka harapkan dari organisasi.
• Menyerasikan tujuan organisasi dengan tujuan mereka.

3.  Tujuan organisasi harus diterima oleh setiap individu dalam organisasi: Bila tujuan organisasi dinilai para anggotanya cukup layak dan sesuai dengan tujuan pribadi mereka masing-masing, maka para anggota organisasi akan lebih mudah digerakkan untuk memberikan pengeorbanan-pengorbanan tertentu dalam mencapai tujuan organisasi tersebut.

4.  Adanya kesatuan arah dalam organisasi: Maksudnya ialah bahwa semua kegiatan, semua sumber, pemikiran, keahlian dan kemampuan ditujukan hanya ke satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara yang seefisien dan seefektif mungkin.

5.  Adanya kesatuan perintah: Setiap bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung yang memberikan perintah, instruksi bimbingan dan pedoman kerja, serta kepadanya bawahan tersebut memberikan laporan dan bertanggung jawab.

6.  Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab: Hal ini sangat penting mengingat wewenang yang lebih besar dari tanggung jawab sering memudahkan penyalahgunaan wewenang tersebut yang dapat merugikan organisasi. Sebaliknya bila tanggung lebih besar dari wewenang di dalam pelaksanan tugas kemungkinan besar akan terjadi kemacetan-kemacetan, mengingat seseorang tidak merasa aman untuk melakukan tindakan tertentu karena meresa ragu-ragu apakah tindakan tersebut masih dalam wewenang atau tidak.

7.  Adanya pembagian tugas yang merata: Secara fisiologi, organisasi merupakan manifestasi dari kemampuan manusia untuk bekerja sama. Karena itu tugas-tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sesuai dengan kemampuan, keahlian dan bakat orang-orang di dalam oreganisasi.

8.  Struktur organisasi sesederhana mungkin: Artinya organisasi disusun sesuai kebutuhan dan didasarfkan pada hubungan-hubungan yang sederhana dan jelas.

9.  Pola organisasi harus mantap: Artinya pola dasar organisasi yang disusun haruslah merupakan pola yang mampu untuk menghadapi berbagai macam situasi. Jadi pola dasar organisasi haruslah fleksibel dalam arti kata mampu mengedakan penyesuaian tanpa mengadakan perubahan mendasar.

10.  Setiap orang yang telah berjasa harus mendapat imbalan yang setimpal sesuai dengan jasa yang diberikannya pada organisasi.

11.  Penempatan orang sesuai dengan keahlian yang dimilikinya.

12.  Adanya jaminan jabatan: Artinya bahwa kelompok pimpinan tidak boleh memperlakukan bawahannya dengan cara yang tidak wajar dan semaunya (tidak semena-semena), misalnya pemecatan tanpa alasan yang kuat.

13.  Koordinasi: Beberapa ahli mengemukakan pendapatnya tentanmg koordinasi sebagai berikut:

• Menurut Fayol koordinasi berarti mengikat bersama dan menyelaraskan semua kegiatan dan usaha.
• Menurut Terry koordinasi adalah sinkronisasi yang teratur dari usah-usaha untuk menciptakan kelayakan kuantitas, waktu, pengarahan, persamaan yang menghasilkan keselarasan dan kesatuan tindakan untuk tujuan yang tetap ditetapkan.
• Menurut Koontz dan Donell koordinasi merupakan pencapaian keselarasan usaha individu dalam rangka mencapai tujuan serta sasaran kelompok.

Pemikiran dasar yang dikemukakan di atas dapat dijyatakan dalam satu defenisi tentang koordinasi yaitu: di dalam organisasi harus ada keselarasan aktivitas antar satuan organisasi atau keselarasan mencapai tujuan serta sasaran kelompok.

Koordinasi adalah prinsip umum di dalam semua organisasi, atau dapat pula dikatakan bahwa koordinasi, adalah prinsip pokok organisasi. Kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi akan terlihat dari adanya gejala-gejala sebagai berikut :

1. Petugas atau satuan-satuan organisasi sering bertengkar menurut suatu bidang kerja atau wewenang yang masing-masing dianggap termasuk dalam lingkungan tugasnya. Dalam hal ini sering terjadi pekerjaan rangkap dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan bahan.
2. Petugas dan satuan-satuan organisasi saling melemparkan tanggung jawab kepada pihak lain atau masing-masing merasa suatu pekerjaan tidak termasuk ke dalam ruang lingkup tugasnya.
3. Pembagian tujuan organisasi tidak berjalan secara lancar dan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan ternyata sera salah, bersimpang siur atau bahkan hasil pekerjaan yang satu saling menghapuskan hasil pekerjaan yang lain. Tanpa melaksanakan koordinasi maka tiap satuan organisasi dapat berjalan sendiri-sendiri tanpa ada kesatuan arah.

Apabila dalam organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari padanya, di antaranya:

1. Dengan koordinasi dapat dihindarkan pertentangan satu sama lain antara satuan-satuan organisasi atau antara para pejabat yang ada dalam organisasi,
2. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat bahwa satuan organisasinya atau jabatannya merupakan yang paling penting,
3. Dapat dihindarkan terjadinya penyelesaian persoalan yang berlarut-larut karena ketidakjelasan orang yang bertanggung jawab,
4. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya pekerjaan rangkap terhadap sesuatu dari satuan organisasi atau pekerjaan sangkap terhadap tugas dari para pejabat,
5. Dapat ditumbuhkan kesadaran di antara para pejabat agar saling bantu membantu satu sama lain terutama di antara pejabat yang ada dalam satuan organisasi yang sama,
6. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan pada suatu aktifitas dari satuan organisasi atau kekosongan pekerjaan pada tugas dan para pejabat,
7. Dapat ditimbulkan kesadaran diantara para pejabat agar saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat menghindarkan kemungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan yang merugikan,
8. Dapat dijamin adanya kesatuan langkah antar para pejabat,
9. Dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat,
10. Dapat dijamin adanya kesatuan sikap antar pejabat,
11. Dapat dijamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar pejabat.

Dari penjelasan mengenai manfaat di atas, diharapkan bahwa dengan adanya koordinasi, jangan sampai masing-masing satuan organisasi atau para pejabat mengejar kepentingan sendiri-sendiri dan tidak memperdulikan yang lainnya.

Struktur organisasi

Struktur organisasi merupakan susunan yangt terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang ada.

Penggambaran  organisasi  dalam  satu  bagan  merupakan  suatu  hasil  keputusan  yang telah dicapai  tentang struktur organisasi yang bersangkutan. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan bagan organisasi, adalah :

1. Bagan organisasi dapat memperlihatkan karakteristik utama dari perusahaan yang bersangkutan,
2. Bagan organisasi dapat memperlihatkan gambaran pekerjaan dan hubungan-hubungan yang ada di dalam perusahaan,
3. Bagan organisasi dapat digunakan untuk merumuskan rencana kerja yang ideal sebagai pedoman untuk dapat mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan.

Bagan biasanya disusun secara piramidal, di bagian atas menyempit sedang di bagian bawah melebar. Bagan tersebut memperlihatkan tingkatan-tingkatan yang ada dalam perusahaan, dan pendelegasian wewenang digambarkan dengan garis lurus dan koordinasi pekerjaan digambarkan dengan garis putus-putus.

Bentuk-bentuk organisasi

Berdasarkan strukturnya, bentuk organisasi dapat dibedakan atas:

1. Organisasi garis : Organisasi garis merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana. Organisasi dengan jumlah karyawan sedikit dan pemiliknya merupakan pemimpin tertinggi di dalam organisasi yang mempunyai hubungan langsung dengan bawahannya. Di sini setiap bagian-bagian utama langsung berada di bawah seorang pemimpin serta pemberian wewenang dan tanggung jawab bergerak vertikal ke bawah dengan pendelegasian yang tegas, melalui jenjang hirarki yang ada.

Kebaikan-kebaikan organisasi garis adalah:

• Bentuk organisasi sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan,
• Pembagian btugas serta tanggung jawab dan kekuasaan cukup jelas,
• Adanya kesatuan dalam perintah dan pelaksanaan perintah sehingga mempermudah pemeliharaan disiplin dan tanggung jawab,
• Pengambilan keputusan dapat dilaksanakan secara cepat karena komunikasi cukup mudah.

Sedangkan kekurangan-kekurangannya adalah:

• Bentuk organisasi ini tidak fleksibel,
• Kemungkinan peimpin untuk bertindak otokratis besar,
• Ketergantungan pada seseorang cukup besar sehingga mudah terjadi kekacauan bila seseorang dalam garis organisasi ″hilang″.

Bentuk Organisasi garis tersebut dapat dilihat pada gambar berikut :

2.  Organisasi garis dan staf : Dalam organisasi ini ada dua  kelompok  orang~orang  yang  berpengaruh  dalam  menjalankan  organisasi  itu, yaitu:

• Orang  yang  melaksanakan  tugas  pokok  organisasi  dalam  rangka pencapaian tujuan, yang digambarkan  dengan  garis  atau  lini.
• Orang  yang  melakukan  tugasnya  berdasarkan  keahlian yang  dimilikinya,orang ini  berfungsi  hanya untuk memberikan  saran~saran kepada unit operasional. Orang-oranng tersebut disebut staf.

Di dalam organisasi garis dan staf:

• Terdapat spesialisasi yang beraneka ragam yang dipergunakan secara maksimal.
• Dalam melaksanakan pekerjaannya, anggota garis atau lini dapat meminta pengarahan serta informasi dari staf.
• Pengarahan yang diberikan staf dapat dijadikan pedoman bagi pelaksana.
• Staf mempunyai pengaruh yang besxar dalam peleksanaan pekerjaan.

Organisasi ini mempunyai kebaikan, seperti :

• Adanya pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas pokok dan penunjang.
• Keputusan yang diambil biasanya telah dipertimbangkan secara matang oleh segenap orang yang terdapat dalam organisasi, termasuk staf.
• Adanya kemampuan dan bakat yang berbeda-beda dari anggota organisasi memungkinkan dikembangkannya spesialisasi keahlian.
• Adanya ahli-ahli dalam sstaf akan menghasilkan mutu pekerjaan yang lebih baik.
• Disiplin para anggota tinggi karena tugas yang dilaksanakan oleh seseorang sesuai dengan bakat keahlian, pendidikan dan pengalamannya.

Sedangkan kekurangan dari organisasi ini adalah:

• Bagi para pelaksanaan operasional perbedaan antara perintah dan saran tidak selalu jelas.Maksudnya dalam melaksanakan tugas-tugas operasional, orang-orang lini/garis dihadapkan pada dua macam atasan, yaitu atasan yang terdapat dalam jalur komando yang mempunyai hak memerintah dan pimpinan staf yang meskipun hanya berhak memberikan saran, namun perlu oula ditaati karena sarannya didasarkan pada keahliannya dan wewenang fungsional.
• Saran serta nasihat dari staf mungkin kurang tepat atau sulit dilaksanakan, karena kurang adanya tanggung jawab terhadap pekerjaan.
• Pejabat garis cenderung untuk mengabaikan gagasan dari staf sehingga gagasan tersebut dapat tidak berguna.
• Timbulnya kekacauan bila tugas-tugas tidak dirumuskan dengan jelas.

3.  Organisasi Fungsional : Organisasi dengan bentuk ini merupakan suatu organisasi yang mendasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Organisasi ini tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural, tetapi lebih pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan.

Dalam organisasi ini seorang bawahan dapat menerima beberapa instruksi dari beberapa pejabat serta harus mempertanggungjawabkannya pada masing-masing pejabat yang bersangkutan.

Kebaikan-kebaikan dari Organisasi Fungsional:

• Adanya spesialisasi menyebabkan perencanaan tugas dapat dilakukan dengan baik.
• Spesialisasi kayawan dapat dilakukan secara maksimal.
• Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dilaksanakan atau dijalankan.
• Pekerjaan mental dapat dipisahkan dari pekerjaan fisik.

Kekurangan-kekurangan organisasi fungsional antara lain adalah sebagai berikut:

• Tanggung jawab terbagi-bagi, sehinggan jika terjadi suatu masalah tidak jelas siapa yang harus bertanggung jawab penuh.
• Ditinjau dari segi karyawan, banyaknya atasan akan membingungkan.
• Terjadinya saling memntingkan fungsi masing-masing menyebabkan koordinasi yangn bersifat menyeluruh sukar dijalankan.
• Pertukaran (mutasi) pekerjaan sukart dilakukan, karena anggota organisasi terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang keahliannya saja, sehingga untuk mengadakan pertukaran jabatan harus dilakukan suatu pendidikan yang intensif terlebih dahulu.

4.    Organisasi Komite/Panitia : Pendapat dari sekumpulan orangn biasanya akan lebih baik dari pada hasil pemikiran satu orang. Cara yangn terbaik utntuk menimbulkan kerja sama dari kelompok orang adalah dengan membentuk satu kelompok tetap yang disebut komite.

Komite adalah suatu badan yang terdiri dari sekumpulan oranng yang diberi kekuasaan tertentu dan dengan berunding mereka dapat membuat keputusan bersama-sama.

Dengan adanya  komite,diharapkan akan dapat  menghilangkan iri hati atau pertentangan  diantara anggota kelompok dan dapat dihindari hambatan~hambatan yang timbul akibat adanya perintah-perintah yang simpang siur antara pimpinan yang setingkat.

Komite dapat dibagi atas 4 (empat) macam, yaitu;

• Komite yang mempunyai kekuasaan penuh untuk bertindak (biasanya terdapat pada tingkatan institusional).
• Komite yang tidak mempunyai kekuasaan, tetapi mempunyai hak untuk menolak (hak veto).
• Komite penasihat.
• Komite pendidikan yang merupakan kelompok diskusi.

DAFTAR PUSTAKA

Dextet S. Kimbali. 1951. Principle of Industrial Organization. New York: McGraw-

Hill Book Co.

Keith Davis. 1970. Oranization and Management: A System Approach. New York:

McGraw-Hill Book Co.

Lawrence Bethel. 1971. Industrial Organization of Management. New York:

McGraw-Hill Book Co.

Rosenzweig Kast. 1983. Organization of Management: A System and Contigency

Approach. New York: McGraw-Hill Book Co.