Makalah Virtual Office (Kantor Maya)

BAB I

PENDAHULUAN

1.  LATAR BELAKANG
Dewasa ini kemajuan teknologi dunia sudah sangat pesat sekali,dari tiap tahun ke tahun pasti mengalami perubahan yang hebat pada kehidupan. Apalagi di indonesia saat ini  sedang mengalami perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dan sudah banyak sekali sudah perusahaan-perusahaan besar yang berdiri. Sehingga banyak perusahaan baik perusahaan besar maupun kecil berlomba-lomba untuk menerapkan teknologi yang ada maka dari itu Setiap perusahaan itu pastinya akan memiliki cabang-cabang perusahaan. Alangkah repotnya dunia apabila tidak ada teknologi internet  yang dipakai, internet ini juga mengurangi batasan jarak dan jauh. Pada banyak perusahaan besar,  tersebut pastinya akan memiliki kantor – kantor cabang yang tersebar di banyak tempat. Kantor – kantor tersebut tentu memiliki kebutuhan untuk saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Oleh sebab itu pada  jaringan komputer, solusi yang pertama  yang biasa digunakan adalah dengan membangun suatu jaringan privat atau pribadi yang menghubungkan seluruh kantor cabang yang ada dengan cabang – cabang lainnya dan juga dengan kantor pusatnya, jaringan ini yang biasa disebut dengan Wide Area Network (WAN) mempunyai cakupan terluas, bahkan dapat dikatakan mencakup seluruh dunia. Secara umum office automation dapat didefinisikan sebagai otomosasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang dipergunakan dalam bentuk yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam bentuk electronik. Definisi kantor secara konvesional adalah sebuah ruang tempat bekerja dan umumnya identik dengan alamat serta nomor telepon. Internet telah menjadi bagian revolusi kantor saat ini.

Alamat fisik kantor telah menjadi alamat situs dan sistem komunikasi digantikan dengan email serta chat yang lebih interaktif. Kemampuan office automation untuk menghubungkan orang secra elektronik telah membuka cara melakukan pekerjaan kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimana pun pegawai berada. Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya. Umumnya kantor online yang ada saat ini adalah yang berorientasi pada profit atau bergerak pada kegiatan bisnis online sebagaimana kita ketahui bersama bisnis menurut kecepatan, kecermatan, dan ketelitian yang tinggi sehingga produktifitas akan meningkat seiring naiknya profit perusahaan.

Virtual office (kantor maya) adalah suatu fasilitas dimana semua file akan tersimpan secara online dan dapat digunakan secara bersama – sama dalam satu waktu ditempat yang berbeda atau di waktu yang berbeda di tempat berbeda sehingga lebih produktifdan flexibel. 1964, teknologi computer diaplikasikan dalam pekerjaan kantor ketika IBM memperkenalkan magnetic tape typewriter. Aplikasi ini disebut pengolahan kata (word processing) dan merupakan awal dari Otomatisasi Kantor (Office Automation)

Sistem informasi manajemen muncul dengan publikasi yang luas pada tahun 1960an. SIM ada yang memandang sebagai sentral, namun pada prakteknya SIM merupakan perkembangan atau perluasan dari sistem pelaporan untuk manajer tingkat bawah. Dalam tahun 1970an Sistem penunjang keputusan (DSS) telah memberikan bantuan untuk tugas pembuatan keputusan spesifik. DSS bisa digunakan oleh personel di organisasi secara keseluruhan, tapi biasanya hanya digunakan oleh personel di organisasi secara keseluruhan, tapi biasanya hanya digunakan oleh staff dan manajer menengah dan bawah.

Karena beberapa alasan dukungan yang diberikan DSS kepada eksekutif hanyalah sedikit, maka dalam pengembangannya muncullah Sistem Informasi Eksekutif (EIS) atau Sistem Penunjang Eksekutif (ESS).


2.  RUMUSAN MASALAH

1. Apa gagasan yang mendasari adanya kantor maya tersebut ?
2. Mengapa gagasan ini ada dalam kantor maya tersebut ?
3. Bagaimana awal mula Sistem Informasi Eksekutif itu ?
4. Bagaimana cara membuat kantor maya tersebut ?
5. Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif ?
6. Apa kegunaan informasi eksekutif itu ?
7. Apa sajakah sumber informasi eksekutif itu ?
8. Strategi apa yang digunakan dalam virtual office tersebut ?

3.  TUJUAN PENULISAN

a. Tujuan Khusus :

• Bagi para mahasiswa dapat memahami virtual office digunakan dalam perkantoran dengan mengelolah file – file yangdibutuhkan.
• Mahasiswa dapat bisa mengerti perbedaan antara tugas eksekutif dengan tugas manajer tingkat yang lebih rendah.
• Mahasiswa dapat memahami sifat umum sistem informasi eksekutif, darimana asalnya informasi dan berbentuk apa itu informasi tersebut.
• Mahasiswa bisa mengambil keuntungan dan kerugian dari kegunaan virtual office.

b. Tujuan Umum :

• Bagi para pembaca, dapat memahami lebih dalam kegunaan dari virtual office bagi yang sedang membuka perkantoran dengan tekhnologi informasi, seperti online.
• Para pembaca pun dapat memilih software sistem informasi eksekutif tersbut.
• Para pembaca juga mempunyai gagasan yang baik mengenai trend Virtual Office dan SIE di masa yang akan datang.

 4.  MANFAAT PENULISAN

1. Dalam penyusunan makalah ini, kami tim penulis atau kelompok yang membahas tentang Virtual Office dan Sistem Informasi Eksekutif, berharap dalam makalah ini bisa bermanfa’at untuk jangka panjang maupun jangka pendeknya sebagai informasi yang sangat berharga.
2. Dalam virtual office ini berguna sekali untuk perkantoran yang biasa memakai tekhnologi informasi dalam sehari – hari.
3. Dalam sistem informasi eksekutif pun dapat diambil banyak manfa’atnya, dengan memilah – milah atau memilih software SIE.

BAB II

PEMBAHASAN

1.  PENGERTIAN VIRTUAL OFFICE
Virtual Office adalah jasa yang menyediakan sebuah alamat kantor yang memungkinkan untuk menggunakan alamat virtual office tersebut sebagai alamat bisnis. Segala macam surat ataupun keperluan bisnis akan diteruskan ke alamat bisnis yang sebenarnya secara online. Virtual office (kantor maya) adalah suatu fasilitas dimana semua file akan tersimpan secara online dan dapat digunakan secara bersama – sama dalam satu waktu ditempat yang berbeda atau di waktu yang berbeda di tempat berbeda sehingga lebih produktifdan flexibel.

Perkantoran Maya secara umum dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam bentuk elektronik.


2.  FAKTOR GAGASAN VIRTUAL OFFICE MUNCUL
Konsep virtual office diterapkan pertama kali di kantor regional Xerox di Waltham, Negara bagian Massachusetts. Xerox memutuskan memakai konsep ini karena konsep konvesional di mana sebuah kantor dengan computer mainframe yang menyimpan data base maupun mengelolah penjualan produk, salesman, inventory dan sekelompok salesman yang akan mendatangi calon pembeli pada daerah masing – masing, di mana jika terjadi transaksi akan melewati banyak langkah kerja. Adanya gagasan tentang virtual office dikarenakan kesibukan orang yang semakin banyak, dan tidak mungkin ada di dua tempat. Oleh karena itu, orang mulai memikirkan bagaimana bisa mengurus banyak bisnis sekaligus tanpa menggunakan banyak waktu dan biaya untuk pertemuan langsung. Apalagi jika bisnis itu bertaraf internasional sampai ke lain benua. Dan pekerjaan kantor dapat dilakukan pada lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

Kantor maya muncul karena perkembangan tekhnologi computer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah – pindah atau mobile sehingga pemanfa’atan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Pemanfa’atan sarana komunikasi jaringan internet untuk melakukan hal – hal yang sifatnya teleprocessing (ATM dan e-commerce) tumbuh pesat. Hal – hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kantor – kantor besar mendorong tumbuhnya kantor maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.


3.  CARA PEMBUATAN VIRTUAL OFFICE

•    Cara membuat virtual office atau kantor maya, yaitu dengan :

1. Masuk ke http://www.kampusok.com dan klik virtual office.
2. Login dengan Username dan Password KMail anda.
3. Setelah Username dan Password benar maka masuk ke menu virtual office.
4. Untuk membuat Folder Baru, klik New > Folder.
5. Klik New Folder untuk mengganti nama folder setelah itu tekan <Enter>.
6. Jika anda ingin mengorganisasikan file dalam folder  tertentu Klik > Ceklis file yang ingin dipindahkan > Folder Tujuan > Move to Folder.
7. Untuk mengupload file klik > Menu Upload di sebelah menu New stelah itu klik Browse > Upload File.
8. ika upload berhasil maka tampil isi file, jika masih ada perubahan file silahkan rubah setelah itu klik > tombol Save & Close untuk menutup editor.
9. Untuk berbagi File Beri Cek List file yang ingin digunakan bersama – sama, setelah itu > To Kotak > To Masukan alamat e-mail yang dari KMail.
10. Pilih > As Collaboratos bilang ingin tujuan bisa merubah atau menambah atau menghapus file dan pilih > As Viewers jika ingin tujuan hanya melihat tidak bisa merubah atau menambah ataupun menghapus.
11. Setelah itu isikan Subject dan Pesan Singkat File setelah itu Klik > Send Invitations.
12. Kilk > Nama file yang diinginkan jika ingin merubah atau menghapus dan menambah isi file.
13. Jika ingin mendiskusikan file yang sedang sesuatu klik > Menu Discuss yang berada di sebelah kanan.
14. Untuk Download File Ceklist lalu dari Menu Virtual Office klik > More Actions > Save As. Pilih type penyimpanan sesuai kebutuhan.

4.  KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN DARI VIRTUAL OFFICE
•    Keuntungan dari penggunaan virtual office sebagai berikut :

1. Mengurangi biaya fasilitas.
2. Mengurangi biaya peralatan.
3. Jaringan komunikasi formal.
4. Mengurangi work stoppages.
5. Kontribusi sosial.

•    Kerugian dari penggunaan virtual office sebagai berikut :

1. Kurangnya rasa memiliki.
2. Ketakutan kehilangan pekerjaan.
3. Moral rendah.
4. Tekanan keluarga.

5.  STRATEGI PEMBUATAN VIRTUAL OFFICE
•    Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :

1. Menyediakan sumberdaya computer.
2. Menyediakan akses ke sumberdaya  informasi.
3. Menyediakan perlengkapan nonkomputer.
4. Mengatur penerusan panggilan telepon.
5. Menggunakan konferensi telepon.
6. Menjadwalkan pertemuan regular.
7. Mengikuti pekerjaan rutin.

•    Selain hal – hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana akonomis dalam kantor maya yaitu :

1. Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
2. Ide, dapat disebarluaskan segera  didiskusikan ke seluruh kelompok pengambil keputusan delam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang – ruang diskusi (board service).
3. Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stakeholder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

6.  SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Eksekutif sering dikaitkan dengan perencanaan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan. Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer pucuk akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan  data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.

•    Beberapa pandangan tentang apa yang dilakukan eksekutif :

1. Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi – fungsi manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah.
2. Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah  negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha  (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang  tanggal penerimaan dengan pemasok.
3. Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap:  (a)  menetapkan agenda – tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek);  (b) membangun  jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus  menyelesaikan agenda tersebut; (c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

Pikiran manajer sering dipandang sebagai black box, yang tidak boleh dibuka. Menurut Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard, bahwa eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah: bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi  dan kemudian kembali ke evaluasi alternatif. Eksekutif memang sering membuat keputusan rasional, tetapi mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.

• Sistem Informasi Eksekutif berada di puncak sistem – sistem informasi fungsional, menyediakan informasi bagi eksekutif.

• Sistem Informasi Eksekutif didefinisikan sebagai: Sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.

7.  KEBUTUHAN INFORMASI EKSEKUTIF YANG UNIK
Eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Ada 3 penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif.

1. Penelitian Mintzberg : orang pertama melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi (desk work) 22%, panggilan telepon 6%, pertemuan tak terjadwal 10%,  pertemuan terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.

2. Penelitian Jones dan Mc. Cleod : penelitian mengenai arus informasi masuk dari 5 eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Penelitiannya dirancang untuk menjawab pertanyaan :

• Berapa banyak informasi yang mencapai eksekutif? Selama dua minggu eksekutif dan sekretaris mereka mencatat 1.454 transaksi informasi yang menjalin ke eksekutif.  Transaksi adalah suatu komunikasi yang melibatkan medium apapun: laporan komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan telepon, surat, rapat dan sebagainya. Rata-rata 29 transaksi/hari.
• Apa nilai informasi tersebut? Tiap transaksi diberi nilai 0 (tanpa nilai) hingga 10 (maksimum). Hasil pengamatan menunjukkan ada variasi dalam tingkat nilai yang diberikan oleh tiap eksekutif, berkisar dari rata-rata 2,9 untuk wakil presiden direktur perpajakan hingga 5,5 untuk CEO bank.
• Apa sajakah sumber informasi itu? Lingkungan menyediakan volume terbesar, tetapi juga menyediakan informasi dengan nilai rata-rata terendah. Sebaliknya sumber yang menyediakan volume paling sedikit adalah komite, tetapi mereka menyediakan informasi dengan nilai tertinggi. Dua tingkat yang  langsung dibawah eksekutif menyediakan informasi terbaik dalam hal volume dan nilai yang tinggi.
• Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif? Media tertulis mencapai 61% dari jumlah  transaksi. Panggilan telepon merupakan satu-satunya komunikasi lisan yang bervolume besar. Sayang bagi para eksekutif,  tiga media yang paling sedikit mereka kendalikan (surat, memo  dan panggilan telepon) mencapai 60% transaksi.
• Apa kegunaan informasi itu? Para peneliti dibantu oleh para eksekutif memberikan suatu peran keputusan untuk tiap transaksi informasi. Pemberian tersebut mencerminkan bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi itu. Penggunaan informasi: penanganan gangguan 42%, entrepreneur 32%, pengalokasian sumberdaya 17%, negosiator 3%, dan tidak diketahui 6%.

•    Ada tiga penemuan penelitian yang paling menonjol :

• Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.
• 2.    Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.
• 3.    Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer. Tidak ada sistem informasi eksekutif yang sepenuhnya berbasis komputer.

3. Penelitian Rockart dan Treacy. Sukar untuk membedakan usaha pada sistem informasi eksekutif antara penelitian Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya dari MIT. Salah satu hasil penelitian mereka yang menyatakan bahwa dari 16 perusahaan yang diamati satu dari 3 pejabat puncak – sangat sering CEO – menggunakan sendiri komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries.

Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut menemukan :

• Tujuan sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.
• Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu, kini, dan masa depan.
• Dua metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan Sistem Informasi Eksekutif untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan  trend serta melakukan analisis pribadi atas data.
• Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih Sistem Informasi Eksekutif dan sopir Sistem Informasi Eksekutif. Pelatih Sistem Informasi Eksekutif adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir Sistem Informasi Eksekutif adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.

8.  MENEMPATKAN KOMPUTER DALAM PERSPEKTIF
Walau beberapa eksekutif mengandalkan komputer, secara proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di tingkat lain. Alasannya:

(1) masalah pada tingkat eksekutif kurang terstruktur, oleh sebab itu lebih sulit untuk didukung dengan pengolah komputer;
(2) eksekutif lebih tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal. Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini :

• Penggunaan komputer adalah sesuatu yang pribadi; 
• Informasi komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang eksekutif.

9.  SARAN – SARAN UNTUK MEMPERBAIKI SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5 langkah yang bisa dilakukan :

1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk:  data dapat dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.
2. Merangsang sumber – sumber yang bernilai tinggi: dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut.
3. Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang  baik datang eksekutif harus meraihnya.
4. Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik.
5. Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkancara apapun untuk memperbaikinya.

10.  Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer
Sistem informasi eksekutif (executive information system), atau EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.  Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat.

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep – konsep manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu:  faktor – faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception, dan model mental.

•    Faktor-faktor penentu keberhasilan
Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey & Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF  (critical success factors)  yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. CSF industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian  personil administratif, dan inovasi menciptakan produk – produk asuransi.

•    Management by exception
Tampilan layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan management by exception dengan membandingkan kinerja yang diharapkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

•    Model mental
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi  (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah  model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).”


11.  KEPUTUSAN PENERAPAN EIS
Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan:

1. Perlukah kita mengembangkan EIS? Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang.
2. Jika jawabannya ya; apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? Jika ada perangkat lunak itu dibeli.
3. Jika tidak; perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai? Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli; jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software).

•    Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah S/W umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek.

•    Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah Pilot Executive Software, Inc.dari Boston dan Comshore, Inc. dari Aum Arbor, Michigan. Sekarang S/W untuk PC sudah banyak ada.


13.  FAKTOR – FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN EIS
Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :

1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.
2. Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.
3. Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.
4. Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak  lebih dan tidak kurang.
5. Manajemen data; data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui  drill-down – dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.
6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil memecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.
7. Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tanggal tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan  prototyping  untuk mengatasi masalah tersebut.
8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika  manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama.

13.  TREND EIS MASA DEPAN

1. Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum.
2. Terdapat kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus  berharga murah.
3. SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini.
4. Eksekutif akan menjaga komputer dalam perspektif.

•    Kebanyakan EIS menunjukkan:

1. Sesuaikan dengan pemakai eksekutif perorangan
2. Mengekstraksi, menyaring, meringkas dan menangkap data yang penting
3. Memberikan akses status online, analisa trend, pelaporan kekecualian dan drill down (yaitu memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data yang mendukung yang berada di bawah data yang teringkas)
4. Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas
5. Bersifat user-friendly dang menggunakannya hanya dibutuhkan ketrampilan yang sedikit tanpa pelatihan
6. Digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa intermediary (perantara)
7. Menampilkan informasi grafik, tabuler dan/atau tekstual

Sedangkan Sistem Penunjang Eksekutif (ESS) biasanya mengacu pada sistem yang memiliki set kemampuan yang lebih dari EIS. EIS mempunyai konotasi yang memberikan informasi, sedangkan istilah ESS berkonotasi memberikan kemampuan dukungan yang lain selain memberikn informasi.

•    Selain kemampuan yang ada pada EIS, dalam ESS mempunyai kemampuan tambahan diantaranya:

1. Memberikan dukungan kepada komunikasi elektronik (mis:Email, computer conferencing, dan word proccesing)
2. Mempunyai kemampuan analisa data
3. Mempunyai alat pengorganisasian

Kemampuan tambahan tersebut biasanya berada sebagai pilihan atau option pada menu utama. EIS timbul akibat adanya kegagalan dalam memberikan dukungan komputer terhadap eksekutif. Hal tsb disebabkan antara lain:

1. Para eksekutif yang tidak mengikuti perkembangan komputer, sehingga kesulitan dalam menggunakan komputer.
2. Senior eksekutif yang mempunyai waktu yang padat, sehigga tidak mau menggunakan sistem yang memerlukan pelatihan terlebih dahulu.
3. Kesulitan dalam memahami sifat yang menginginkan sistem yang digunakan harus lebih responsif dari pada manusia atau personel staffnya.

•    Pengembangan EIS dapat terjadi akibat:

1. Dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior
2. Harus dibuat/dikembangkan oleh personil yang mempunyai ketrampilan bisnis maupun teknis
3. Harus mudah digunakan, sehingga bisa dianggap bersifat intuitif (mudah dimengerti)

1. Tekanan eksternal, yang berasal dari lingkungan diluar perusahaan dan bisa meliputi gejolak lingkungan (bahan mentah, dll), persaingan yang meningkat serta semakin ketatnya peraturan pemerintah.

2. Tekanan internal meliputi adanya kebutuhan akan informasi baru, lebih baik dan lebih tepat waktu, adanya keharusan untuk mengelola organisasi yang semakin kompleks dan sulit untuk dijalankan serta adanya kebutuhan akan sistem pelaporan yang lebih efisien.

BAB III

PENUTUP

1.  KESIMPULAN
Virtual Office dan Sistem Informasi Eksekutif (EIS) memiliki peranan yang sangat penting dalam perkembangan sistem informasi dewasa ini. Virtual office (kantor maya) dapat menyediakan suatu fasilitas dimana semua file akan tersimpan secara online dan dapat digunakan secara bersama – sama dalam satu waktu ditempat yang berbeda atau di waktu yang berbeda sehingga lebih produktif dan flexibel. Sistem Informasi Eksekutif (EIS) merupakan  sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.


2.  SARAN DAN KRITIK
Dalam sistem informasi komputerisasi atau elektronik dapat memungkinkan semua orang untuk bisa mengakses informasi-informasi yang ada, baik informasi yang bersifat umum maupun yang khusus (rahasia). Dengan demikian maka harus ada sistem pengaman data yang sangat baik untuk menjaga informasi khusus atau data-data yang bersifat rahasia tersebut.